Prepara con eficacia tu presentación (I)

CASTELLANO | EUSKARA


Nos vamos a centrar en el inicio de la preparación, cuyo proceso continúa también con la estructura y el orden, la formulación del discurso, la utilización opcional de las ayudas visuales y la puesta en escena.

Es la reflexión previa en privado. En ocasiones nos ponemos a preparar los contenidos, forma de presentación, selección de materiales, etc., sin darnos cuenta de que luego gran parte de lo elaborado no nos sirve, y hemos perdido un tiempo precioso. Para evitar eso tenemos que dedicar un tiempo a clarificar cuestiones esenciales previas que nos ahorrarán tiempo y harán más eficaz nuestra intervención. Es el momento de la adecuación.

Detenerse a pensar, tomarse las cosas con calma, permite mayor claridad de ideas. El agobio mata la creatividad. Muchas presentaciones no son eficaces, porque las personas no dedican el tiempo necesario a reflexionar sobre lo que es importante y lo que no lo es.

1. ¿Cuál es el auditorio y dónde está su interés?

El auditorio es el verdadero protagonista del mensaje, pues sin él, no existe comunicación.”

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Una presentación es un diálogo con la audiencia y no podemos dejarla de lado La comunicación es ante todo la interrelación entre la parte emisora y la receptora. El público lo es todo. Apuntar sin indagar es como disparar sin apuntar. Hay que conocer o informarse del público a quien se va a dirigir. Por ejemplo:

  • ¿Qué actitudes presenta: aceptación, oposición, indiferencia?

  • Sexo, edad, nivel de formación, conocimiento del tema del público.

  • ¿Por qué van a acudir a escucharme? ¿Qué esperan de mí?

  • ¿Qué interés tiene para estas personas el tema seleccionado?

  • ¿Qué problemas tienen y qué soluciones esperan?

  • ¿Cuáles son sus aspiraciones y deseos?

  • ¿Cómo consigo despertar y satisfacer su interés?

  • ¿Cómo motivarlos?

A veces se comete el error de creer conocer más o menos al público, de intuir sus características, y luego nos llevamos sorpresas. Se han podido producir cambios, situaciones novedosas, nuevos conflictos, cambios de actitudes, prioridades distintas, y al no actualizar nuestra información sobre el público no acertamos con el mensaje, el objetivo y de nada sirve todo el trabajo hecho. Y además nuestra imagen sale deteriorada.

2. El mensaje: el resumen de tu presentación

Está relacionado con el tema y el objetivo. Nuestra presentación con contenidos varios al final tiene que hablar de una sola cosa. Y a eso le vamos a llamar el mensaje. ¿Qué es el mensaje? Es el resumen de tu presentación en pocas palabras. Es lo que quieres que todo el mundo recuerde al día siguiente. Es el anzuelo para enganchar a la audiencia y despertar su interés por lo que vas a contar. Piensa en el mensaje como si fuera la frase que resume tu objetivo y es la razón por la que ha venido tu audiencia a verte.

Como comentábamos antes, el mensaje es lo que quieres que recuerde tu audiencia cuando se va de la sala. Hila fino con el objetivo y dedícale un tiempo a formularlo. Será tu faro, tu guía. Y te ayudará a que el proceso de preparación en cuanto a los contenidos sea más ajustado y eficaz. Te ayudará a seleccionar los materiales con eficacia. Las cualidades de un buen mensaje:

  • Corto. Si es posible como el titular de una noticia en un periódico.

  • Claro. Hecho con palabras sencillas.

  • Que involucre a la audiencia y le haga ver el beneficio.

  • Positivo, emocional y que anime a la acción.

A la hora de formularlo, dejarlo claro al principio, repetirlo sin llegar a ser pesado, con distintas palabras, y sacarlo de nuevo al final. Hay que hacer que nuestra audiencia salga con el mensaje aprendido.

3. El faro: marca tu objetivo

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Muy relacionado con el mensaje. Hay charlas que buscan informar, sensibilizar, formar, convencer, mover a la acción, entretener, hacer reflexionar, generar contradicciones, etc., y en casi todas las ocasiones un poco o mucho de todo ello. La persuasión es un objetivo que está rondando casi siempre. Todas las charlas tienen unos objetivos, específicos marcados por la intencionalidad de la persona que habla y el efecto que busca conseguir en la audiencia. Quien pierda de vista su objetivo no debe extrañarse si no lo alcanza. Quien no sabe dónde va acaba en otro sitio. Y además el proceso de preparación le va a resultar tremendamente farragoso.

No hay buen viento para el que no sabe dónde está el puerto.”

Un buen objetivo es que aquel que está formulado de manera concreta y positiva, y es realista con la dosis necesaria de reto y ambición. Hilar fino en el objetivo facilitará el proceso de preparación, el acceso a los materiales más adecuados. Es como un faro que me irá marcando el camino para que no me pierda. No acertar con el objetivo es suficiente para echar por la borda una intervención de un tema que domino, me entusiasma, etc.

Seguramente tu objetivo será pescar. ¿Qué cebo pondrás en el anzuelo?”

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Ya tenemos el mensaje central o hilo conductor.

¿Por qué es importante?

¿Para qué voy a hablar?

¿Qué quiero conseguir yo?

¿Qué cambio voy a inspirar?

¿Qué pretendo que haga o consiga mi auditorio?

¿Por qué, dónde, cuándo,…?

¿Qué quiero que les quede claro?

¿Qué deseo que recuerde la audiencia?