Atrévete a contar una historia

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Cuéntame el viaje, no me enseñes el catálogo de la agencia”

1. Una alternativa a utilizar mucho más

Una forma alternativa de exponer una presentación es contar una historia. No estamos acostumbrados a ello. Es un cambio sustancial en nuestra manera lógica y racional de presentar las cosas. Estamos más cómodos con nuestras presentaciones clásicas y profesionales. Contar nuestra historia desde el corazón nos hace sentir incómodos porque sentimos que nos desnudamos ante la audiencia. Una presentación no es un documento muerto. Una presentación es un acto vivo de comunicación en el que una persona cuenta su propia historia o una ajena desde el corazón ante una audiencia formada por personas con sus propios problemas e inquietudes.

El ser humano lleva en los genes la necesidad de comunicarse y hasta hace relativamente poco, la única manera de hacerlo era de manera oral a través de historias. Nos pasamos la vida contando y escuchando historias. De lo ocurrido en el trabajo, en la excursión a la montaña, en la reunión de la comunidad de propietarios,…Las historias son el instrumento natural como nos relacionamos unos con otros y como comprendemos el mundo. Las historias constituyen la herramienta de comunicación más potente que se ha creado. Las anécdotas son una forma de repartir historias breves a lo largo de una intervención.

2. Mejor verdaderas y relacionadas con el tema

Tienen que tener relación directa con el tema y han de ser verdaderas. Son técnicas de comunicación tremendamente eficaces, y que bien llevadas mantiene al público pendientes de la misma Las ideas que “se mueven” tienden a despertar la atención. Estamos “viendo” lo que escuchamos. Al tocar las emociones vuelven a la audiencia más receptiva y más inclinada al acuerdo contigo. Por otro lado, parecen desactivar la crítica, disminuyendo la probabilidad de que la audiencia encuentre contraargumentos para rebatir los tuyos.

Tomamos decisiones emocionalmente y luego las justificamos racionalmente”

3. Nos encantan las historias

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A la gente le encantan las historias. Enseñamos, aprendemos y creemos a través de historias. Las experiencias personales dan un sello, una marca propia a la intervención. Mejor las experiencias propias que las ajenas. En definitiva, las historias:

  • Ayudan a captar la atención y despertar el interés.
  • Transmiten información, emoción y empatía.
  • Dan vida y alegría a las ideas y ayudan a vestir la presentación.
  • Mayor naturalidad. Nos ayudan a mejorar la expresividad, entonación,…
  • Fomentan la comprensión y el recuerdo. Son fáciles de asimilar.
  • Se recuerdan mejor las historias que los datos.
  • Le dan solvencia y credibilidad a los argumentos.
  • Aumenta la conexión con la audiencia.
  • Es más atractiva la presentación.
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El orador eficaz tiene 3 cualidades: razonar lógicamente, entender el carácter humano y entender las emociones” Aristóteles

4. Requieren preparación específica

El principal desafío para la preparación de la presentación es cómo crear una historia. Porque apenas tenemos experiencia contando historias en público. Habrá veces en las que sea fácil, porque lo que tenemos que contar tiene de por sí una estructura que se puede seguir bien. Pero, ¿cómo contar una historia cuando la presentación es sobre la promoción de un proyecto o la venta de un producto? Más aún, ¿cómo contar una historia que interese a nuestra audiencia concreta?

Estructurar una presentación como una historia implica plantear interrogantes, intrigas, manteniendo el suspense por el qué pasará, cómo se resolverá la dificultad, cómo se saldrá del apuro planteado,…Veamos cómo se construye una historia, y para ello, vamos a empezar por ver qué partes debería tener:

  • Introducción. Presentación de los personajes y su situación actual, el contexto.
  • Nudo. La trama principal, donde se desarrollan las historias que acontecen a los personajes. La exposición del problema, las dificultades,…
  • Desenlace. El resultado a poder ser positivo. La solución. Los beneficios. La moraleja. La conclusión
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Las historias poseen un poder único para mover los corazones, mentes, pies y monederos de la gente en la dirección pretendida por el narrador.” Peter Guber.

Las pruebas-evidencias: La base de las afirmaciones y los argumentos

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La solvencia y la vertiente racional

Somos seres racionales y emocionales. Nos han preparado para hacer presentaciones racionales, lógicas, profesionales, que lleguen a la cabeza de nuestros oyentes. La búsqueda de argumentos, es uno de los recursos de comunicación que se deberían cuidar más. Diría que se tienen bastante en cuenta, nos han preparado para ello y simplemente tenemos que afinar más. Forman parte de la vertiente racional de la presentación. Le dan solvencia y credibilidad. Las pruebas son la base de los argumentos. Pero cuidado…solo con lo lógico-racional-intelectual, las presentaciones se quedan cojas en muchas ocasiones. Falta la parte emocional, llegar al corazón de la gente.

La prueba:

  • Aclara, haciendo más comprensible la idea.
  • La amplía, haciéndola más extensa.
  • La comprue¬ba, haciéndola más evidente y permitiendo que se lleguen a conclusiones reales.

Una prueba es buena si una afirmación no sería aceptada sin ella, si no puede ponerse en duda y si la relación entre afirmación y prueba es clara y válida. Una idea o postura basada en pruebas tiene muchas más probabilidades de ser aceptada por el público. Sobre todo si tiene valor añadido suficiente y peso específico demostrado.

“Los argumentos tienen que ser evidentes, sólidos y de peso, expresados con claridad, sencillez y contundencia”

Distintas y variadas clases de pruebas-evidencias

Veamos distintas opciones de presentar pruebas:

  • Los datos y las estadísticas. Lo importante no son los números, sino su contexto y significado, para que la audiencia lo visualice. A la hora de presentar cifras, intenta hacerlas concretas: utiliza imágenes que ayuden a representarlas y fijarlas en la memoria, utiliza analogías, utiliza ejemplos. Los datos pocos, pero buenos y comprensibles. Que sean objetivos, creíbles, provenientes de fuentes con prestigio. Las estadísticas y datos, le dan mucha credibilidad a la intervención. Situarlos bien el contexto y darles significado. Los ejemplos que sean cercanos, actuales. Ahondaremos en ellos al hablar de la presentación de datos e información cuantitativa en el uso de los audiovisuales.
  • Pruebas teóricas. Son producto de la actividad intelectual y las usaremos para explicar datos que observamos.
  • De autoridad. Personas reconocidas e imparciales que defienden una posición concreta.
  • Por analogía. Su esencia es la comparación.
  • Los testigos. Siempre que sean imparciales, creíbles, próximos.
  • Demostración física. Ver las prestaciones de un producto.
  • Lógicas. Si las premisas son ciertas, la conclusión debe ser cierta. Relación causa-efecto.
pruebas

“La atención es uno de los bienes más preciados del mundo. Ni se compra ni se vende, sólo se presta”

Los ejemplos

Si son  representativos, completos y difíciles de contradecir. Ejemplificar es simplificar, hacer entendible, acercar,… Los ejemplos son recursos que ilustran o explican declaraciones generales objetivas. Ayudan a comprender la generalización. Proporcionan al público detalles concretos dando significado a una declaración general. Deben ser relevantes, específicos y fáciles de entender para crear una imagen clara en el público.

La concreción

Lenguaje concreto, simple, potente.  Con ejemplos concretos y que se pueda visualizar. Frente a la genérico y abstracto. Por ej. Decir “hemos conseguido varias cosas en la negociación” no es lo mismo que decir “hemos conseguido una reducción del 20% del precio y unos plazos de pago de 120 días”.

Afina en como presentarlas

  • Comenzar buscando terrenos comunes y coincidencias con el auditorio.
  • Tratar de no mezclar la información, las pruebas, con la opinión.
  • Quedamos más fácilmente persuadidos, en general, por las razones que descubrimos por nuestra propia cuenta, que por las que nos vienen sugeridas por otros.
  • Las hipótesis y argumentos de quién habla, deben servir para que el público saque sus propias conclusiones.
  • La convicción es sólida cuando llegamos a ella nosotros mismos. La información buena por tanto, es clave.
  • … Y lógicamente hay que estar convencido de lo que se dice y tener credibilidad que es el efecto cuya causa es la honestidad.

Si en cualquier intervención las pruebas son importantes, en la defensa de ideas, en los debates,….aún lo son más. El cierre es el momento de las conclusiones certeras. Debe sonar como tal, sin perderse en las premisas.

Lenguaje claro y sencillo

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Cuidado con el lenguaje corporativo-especializado-profesional

Si resulta difícil podar y abreviar…no lo es menos escapar del lenguaje corporativo-profesional-especializado. Mucho cuidado con las palabras técnicas o poco entendibles, las jergas desconocidas, el uso excesivo de anglicismos. En general el lenguaje profesional y corporativo (docentes, abogados/as, ingenieros, médicos,…) comunica poco. Hay un abuso del lenguaje especializado, que aburre incluso a los especialistas y expertos en la materia. Los profesionales especializados se aburren entre ellos. Muchas veces nos acogemos a esta manera de presentar para ocultar nuestras carencias como comunicadores. Nos sentimos cómodos en este lenguaje especializado y no nos atrevemos a utilizar el lenguaje que habitualmente utiliza nuestro público.

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El barniz de los maestros y la fuerza sin alardes

La claridad es el barniz de los maestros:

  • Una idea que no se puede expresar con claridad no es una buena idea para lanzarla al auditorio.
  • Una palabra que no se puede comprender es una mala palabra.
  • Habla en la misma onda que el público.
  • Sólo dirigiéndote con las palabras más comprensibles, lograrás transmitir tu mensaje a la mayor parte del mismo.
  • Adapta tu lenguaje, que sea claro y sencillo. No por ello va a perder calidad o intensidad…
  • Porque otra cosa es la ramplonería, la chabacanería, la conversación de taberna…

“Hablar bien es pensar y expresar con claridad”

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La sencillez es la fuerza, sin alardes:

  • ¿Estamos para demostrar lo que sabemos?… O se trata de comunicar con eficacia, de servir al público en lugar de lucirnos.
  • Existe terror profesional a la simplicidad. Es muy tentador mostrar lo inteligentes, expertos y bien preparados que estamos.

Simplicidad y brevedad: 2 componentes del mismo viaje

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“La simplicidad es la mayor de las sofisticaciones”

Para amplificar simplifica

La simplicidad es el deseo inteligente de claridad, de limitarnos a lo esencial. Se trata de conseguir el máximo efecto con los mínimos recursos. Sirve para el uso del lenguaje, los audiovisuales, la puesta en escena,…No es en absoluto sencilla. Es muy difícil de conseguirla. Hay que trabajar mucho para hacerlo fácil. No confundirla con “simple” ó simplista. Nos obligará a hilar mucho más fino en la formulación del discurso. Dentro de cada libro gordo, hay uno flaco luchando por salir.

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Todo no es importante ni prioritario. Reduce el contenido a lo fundamental, sobre la base del punto clave, la idea o mensaje fundamental:

  • Menos es….más
  • Lo no esencial es ruido
  • Una charla no es buena por la cantidad de ideas que se desarrollan sino por la claridad con que se presentan.
  • La brevedad es una de las grandes virtudes de la comunicación.
  • Al público no se le castiga, se le mima.
  • El público sabe percibir que valoras su tiempo, le respetas y les ahorras energías.
  • El tiempo que dispones y sobretodo la atención del público es limitada.
  • Quién nos escucha no tiene opción a desconectar.
  • Saber terminar a tiempo es una gran virtud.
  • Separa la paja y vete al grano.
  • La brevedad nos obliga a centrarnos en lo esencial, a priorizar.
    Déjale al público con ganas en lugar de empacharle.
  • Es difícil que un discurso breve…sea un mal discurso.

“El gran secreto de aburrir a la gente es contarlo todo”

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Toma la difícil decisión de podar y cortar

Hay poca gente capaz de tomar la decisión de trabajar con muchas ideas para generar buenas ideas, y después de este trabajo, renunciar a una parte del mismo para ofrecer poco y de calidad. Toma una decisión difícil…renuncia a todo lo que sabes, a toda la información que dispones, al ingente material que has trabajado. Sé implacable con las tijeras y poda sin miedo. La obsesión de querer aparecer como expertos, profesionales y hacer ver que sabemos del tema, se convierte en una excesiva cantidad de información, en alargarse y aburrir a la gente. El secreto de aburrir a la gente es contarlo todo.

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En todo caso si es necesario transmitir muchos contenidos es conveniente dividir sesiones largas en minisesiones, y para ello se puede intercalar preguntas al público, generar una discusión, contar una anécdota o una historia, introducir un vídeo,…O incluso hacer descansos breves. Más de 20 minutos hablando sin parar es un límite a tener en cuenta. Es decir buscar maneras de “oxigenar” mi intervención para que el público “respire” y pueda seguir escuchándonos con atención.

 

 “Te escribo esta carta tan larga porque no he tenido tiempo de escribirte una más corta”

G. Bernard Shaw

Preparación: apertura y cierre. El primer gran momento y el remate

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Presentación personal y profesional: el público observa.

A quién habla se le ve antes de que se le escuche. La simple presencia causa una impresión en la audiencia. Sobretodo cuándo la audiencia no nos conoce, conviene causar una buena impresión. Y no hay una segunda oportunidad para crear una primera buena impresión. Te ayudará a que te escuchen con más interés y mejor disposición.

“Tenemos una sola oportunidad de crear una primera buena impresión.”

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Elementos a tener en cuenta si tienes que presentarte:

  • Datos personales. Los necesarios según público, circunstancias,….
  • Datos profesionales. Haced una poda. Prudencia y humildad.
  • Hacer ver que sabemos del tema. Nos hemos ganado el respeto y el derecho a hablar.
  • Acercarse al público. Conseguir una primera sonrisa, una reacción positiva, etc., nos está abriendo las puertas.

“La presentación personal no es cuestión de elegancia, sino de sentido de la oportunidad, de imagen y de armonía.”

Capta la atención, despierta el interés, adelanta la esencia

Los objetivos de un buen inicio son

  • Captar la atención, de manera breve y atractiva. Sorprende.
  • Despertar el interés ¿Por qué es de interés para el público?
  • Adelantar los contenidos. Decir lo que voy a decir. Estimula la imaginación.
  • Ganarte la benevolencia. Que el público esté contigo desde el comienzo. Busca lugares comunes y puntos de encuentro

Ganamos el respeto del público hacia nosotros y hacia los contenidos de la presentación. Prepara al auditorio a escuchar la parte central del discurso. Un inicio bien preparado te ayuda a superar mejor los nervios del inicio. Por ello es también útil tener claro y estar muy identificado con mis primeras palabras.

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“Abramos el apetito. Viene una comida suculenta. Bien condimentada y para satisfacer a gourmets exigentes.”

¿Cómo dar ese golpe de efecto al inicio?

Preparemos la apertura de manera específica, después de haber elaborado el cuerpo de la charla, es decir los contenidos y la formulación de la misma. Hay multitud de formas de hacerlo. Veamos algunos captadores de atención, pudiéndose combinar más de uno, relacionados eso sí con el tema a tratar:

  • El titular o el interés del enunciado. Una afirmación atrevida generará expectación.
  • Formular preguntas retóricas significativas, provocativas, …para involucrarles y hacerles reflexionar.
  • Empleo de una cita, de fuente autorizada y de prestigio. Te dará credibilidad.
  • Contar una anécdota o un incidente real. No tiene que ser divertida pero si entretenida y relevante con el tema a tratar a posteriori. Cuenta una breve historia de interés humano.
  • Un dato o hecho sorprendente, inesperado, desconocido,…Su efecto será inmediato.
  • Refranes populares, analogías o metáforas, etc., siempre vinculadas al tema.

Si además de usar estos recursos, personalizas la intervención en función de la audiencia, aún mejor. Un poco de música agradable en los prolegómenos ayudará a ir creando un buen ambiente. Y a continuación lo podemos complementar con “decir lo que voy a decir”, es decir adelantando la esencia de la intervención, las ideas principales. Incluso puedes explicar cómo se dividirá la sesión.

Ya hemos captado la atención. Ahora hay que ir directamente al grano garantizando que vamos a contar lo esencial. ¿Cómo lo haremos? Lo veremos en el apartado de la formulación del discurso.

Cierre-conclusión: El remate necesario

1. Nuestra firma dejando un buen sabor de boca

Al igual que la apertura, hay que preparar el cierre de manera específica, después de haber elaborado los contenidos, el cuerpo de la charla. Si vamos mal de tiempo es preferible reducir parte del cuerpo de la charla, pero no del cierre. Es decir tenemos que blindar el cierre y exponerlo como lo hemos preparado. Es el momento de la cosecha, podemos recoger los frutos que hemos sembrado y cultivado a lo largo del discurso. Lo último es seguro que queda en la mente del público.

“El cierre perfecto: aplomo en el ritmo y las pausas, emoción en la transmisión de sentimientos y convicción en la firmeza de las palabras.”

2. Positividad, esperanza, acción

Las palabras finales conviene pronunciarlas con algo más de lentitud, sin precipitación. Si podemos hacerlo sin mirar al guión, mejor. Al prepararlo, hemos de tratar que el cierre, además de ofrecer un resumen de lo esencial:

  • Cree estados de ánimo en el auditorio, reafirmando de forma positiva y ayudando a fijar la atención en el mensaje central
  • Busque la respuesta y reacción del público, incitando a la acción
  • Sea grato y halague a la audiencia, con una despedida cordial y positiva. Dejarle un buen sabor de boca como un buen postre.

Un mal cierre produce una sensación de vacío, de algo inacabado. Un buen cierre es como un buen postre. Mi firma. Nos deja una sensación final agradable.

3. ¿Cómo poner la guinda al pastel?

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Elemento decisivo en la presentación de las conclusiones es el empleo del lenguaje no verbal, con el que se trasmite la identificación del orador con las ideas defendidas, su honestidad y la credibilidad. Emocionalmente debe contagiar a la audiencia.

Resumir, sintetizar, recordar la idea principal, consolidar el mensaje, “decir lo que hemos dicho”, es decir, el resumen de las 3-4 ideas principales y además el golpe de efecto, el remate. Cuida especialmente la última transparencia para que resuma o refuerce el mensaje principal. Hay multitud de formas de rematar la faena de manera brillante. Veamos algunas posibles:

  • Reto o petición. Concreta con fuerza la acción que propones.
  • Una cita de fuente autorizada que inspire.
  • Indicar un último beneficio.
  • Volver al motivo de la apertura.
  • Impacto emocional.
  • Frase de persuasión adicional.
  • Intención personal de obrar según el discurso.

Tras el remate. Silencio. Da las gracias, mira a la audiencia y muestra una leve sonrisa.

Preparación. Los mapas mentales: visión global y adaptados a nuestro cerebro (5)

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Es una variable de esquema muy práctica y útil. Es una forma de recoger, presentar y relacionar los contenidos de una intervención en forma de árbol. La clave de su eficacia radica en que funciona de forma análoga a nuestra mente, utilizando imágenes y asociaciones. Son muy fáciles de crear. El mapa mental al desarrollarse desde el centro y en círculos permite tener en todo momento una visión global y organizada de la información. 1 Ayudan a:

  • Concentrar la atención, favorecer el funcionamiento del cerebro y estimular la asociación de ideas.
  • Agrupar grandes cantidades de información de manera sencilla
  • Generar, aclarar, organizar y enlazar ideas
  • Consultar con más facilidad
  • Recordar y memorizar mejor
  • Tener una visión global del área o tema. Son muy visuales.
  • Planificar, organizar y tomar decisiones
  • Separar lo importante de lo trivial
  • Solucionar problemas y ser más creativo

2 Desarrollo y elaboración de un mapa mental:

  1. Una hoja en blanco, página apaisada, empieza por el centro con la idea principal y una imagen. Ya tienes el foco de atención centrado.
  2. Usa los colores, despiertan la creatividad, aportan energía positiva
  3. Partiendo de la idea central traza ramas de distintos colores hacia el exterior con las palabras clave e ideas más importantes. Ordena en secuencia. Haz las líneas más finas a medida que te vayas alejando del centro. De esta forma crearás una estructura ordenada de ideas asociadas.
  4. Traza líneas curvas en lugar de rectas. Las líneas curvas son menos aburridas y despiertan mayor interés.
  5. Trata de utilizar una o dos palabras clave por cada línea. Es más fácil recordar una palabra que una frase. Además, cada una de estas palabras clave puede seguir generando por sí misma nuevas ramificaciones.
  6. Utiliza todas las imágenes que puedas. Cuantas más uses más elocuente será tu mapa. Haz algo personal e intransferible.

“Los mapas mentales son una de las mejores maneras de hacer esquemas claros, hilvanados y fáciles de consultar.” 3

Preparación: el guión-esquema como mi guía, mi plano, mi mapa (4)

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Disponer de un buen soporte escrito es fundamental. El impacto de mi intervención no dependerá sólo de la puesta en escena sino del texto adecuado, que me sirva para lograr mi objetivo. Una buena selección del material, una adecuada redacción me van a ser muy útiles. No es necesario escribir el texto completo, pero si bien formulado y ordenado. De lo contrario poco vamos a conseguir.

El proceso de elaboración: ordenar, agrupar, fusionar

El siguiente paso es la elaboración de un esquema. Carecer de un esquema es como construir una casa sin planos. Selecciono las ideas por importancia, relevancia, oportunidad, actualidad, rigor,….Y después las ordenaré, las agruparé o fusionaré, y marcaré las prioridades con la correspondiente poda. Pocas ideas-eje o capítulos y que sean las esenciales, dentro de un mensaje central que debemos fijar.

Hay que tener claras las ideas y los hechos, y no tanto las palabras textuales. La hoja de ruta para ello será las cuestiones previas que he clarificado (tema, tiempo, objetivos, auditorio, interés, lenguaje, etc.). El esquema debe recoger sobre todo las ideas, porque cuando están claras, las palabras del discurso también lo estarán, pareciendo que fluyen de forma natural y espontánea.

“Un discurso es un viaje que tiene su meta, y antes de partir se debe fijar el itinerario en el mapa”

Al esquema hay que darle unidad, hay que empastarla. Junto a la estructura vienen los nexos de unión, las transiciones de una idea a otra, el avance y la progresión en los contenidos. El momento de la elaboración del esquema e incluso antes, es el idóneo para prever el uso de medios audiovisuales como complemento para aumentar la eficacia en la comunicación.

Una vez elaborado el esquema o cuerpo de la charla, es cuándo me pregunto: ‘¿y ahora como voy a comenzar? ¿Y cómo voy a cerrar?’ La apertura y el cierre requieren una preparación específica pues son dos momentos esenciales de la intervención.

Características y ventajas prácticas

Características:

  • Tamaño de la letra grande
  • Las ideas bien ordenadas y jerarquizadas
  • El uso de algunos colores: ideas, sub-ideas, etc.
  • Espacios en blanco
  • Fácil de consultar.
  • De un vistazo nos percatamos de la idea. Estamos viendo la charla
  • Bien separados e identificados la apertura y el cierre.

Ventajas:

  • Se habla de forma más libre y en un lenguaje más asequible.
  • Mayor naturalidad al utilizar la palabra más adecuada.
  • Confianza en una red de seguridad.
  • Asegura expresar información difícil de recordar como datos, citas,…
  • Hay mayor flexibilidad para adaptar la charla, reducir, ampliar,…
  • Es compatible con mirar a la audiencia.
  • Utilizamos el lenguaje corporal de forma más expresiva.
  • Facilita mostrar mayor vitalidad y entusiasmo.

“Cada presentación al igual que una criatura viviente, debe integrarse de tal suerte que tenga su propio cuerpo, que no carezca de cabeza ni de pies, ni de la parte central ni de las extremidades, y que todos estos elementos se complementen unos a otros hasta formar uno sólo.” Platón

Preparación: Estructura-orden: Coherencia y cohesión. Las partes y el todo (3)

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“En comunicación oral, el orden de los factores sí altera el producto y la forma de estructurar el discurso decide sobre su efectividad.”

Ordena bien tus ideas

El discurso bien estructurado constará de:

  • Apertura. Introducción. Inicio
  • Cuerpo. Desarrollo
  • Conclusión. Cierre

Complementario a ello es la siguiente estructura:

  • Decir lo que voy a decir: Adelantar los titulares, las ideas centrales.
  • Decirlo: Desarrollar los contenidos.
  • Decir lo que he dicho: Sintetizar o reiterar lo esencial.

Si anunciamos de qué vamos a hablar y las ideas centrales a exponer, precisando su interés e importancia, ya hemos situado los ejes de la charla, y el público los ha captado. Si buscamos el nexo para pasar a la siguiente idea, el auditorio percibirá el avance y progresión de la charla. Ve hacia dónde vamos. El desorden es la ventana abierta para que el público pierda el hilo y desconecte.

Cuando las ideas están organizadas son más fáciles de recordar. Resúmenes parciales refuerzan dicho objetivo. ¿Cuál de estas dos intervenciones, A o B es más fácil de seguir?

a) 3 6 9 12 15 18 21
b) 18 3 12 21 6 15 9

Coherencia y cohesión del esqueleto

La coherencia da unidad, equilibrio y proporción a la intervención. Las partes forman un todo. Además del orden, hay progresión temática o hilo conductor. La cohesión es el uso adecuado de los recursos y soportes lingüísticos que dan cuerpo la comunicación. La coherencia se exterioriza lingüísticamente por la cohesión.

Como idea general es mejor decir lo más importante en la primera fase de la charla, sin que tenga que ser al principio, para asegurarnos de que lo vamos a explicar sin prisas ni precipitaciones. Los argumentos fuertes deben preceder a los débiles. Quedarnos sin tiempo y con lo esencial por contar sería un grave error.

“La estructura es el imperdible que sujeta todos los elementos de la exposición, ya sean palabras o gestos”

La estructura temática o jerárquica como referencia

Es la más simple para visualizar y hacer comprensible lo complejo. Es una estructura que se va ramificando en grandes ideas, sub-ideas o ideas secundarias, terciarias, etc. Cada rama con un máximo entre 2 a 4 elementos. Nuestra mente percibe, retiene y recuerda con facilidad toda la información que se le presenta en grupos de tres. Comunicar en forma de tres mejora la recepción y la retención de lo que se transmite a cualquier público. Las 3 razones para…, las 3 ventajas de…, las tres cualidades de…, 3 ideas, 3 pasos, 3 motivos, etc. Ventajas de esta manera de estructurar:

  • Facilita la memorización.
  • Ofrece una gran claridad mental
  • Su formato es flexible y acomodable
  • Hace más palpable las partes y el todo
  • Da mayor imagen de coherencia y cohesión
  • Muy útil para la improvisación en entrevistas
  • Permite ordenar usando la lógica (Raíces-tronco-ramas-hojas), por orden de importancia, buscando la progresión…

Preparación: Piensa… folio en blanco y aluvión de ideas (2)

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“Para hablar bien en público hay que pensar bien en privado

¿Ordenador o folio en blanco?

Ya tengo claro el tema, sé de qué tengo que hablar, el tiempo para hablar que dispongo, el objetivo, conozco la audiencia y se lo que les interesa. Identifico con ello y si es preciso redacto el mensaje fundamental. El proceso de preparación gana en eficacia. Y ahora empiezo a preparar la intervención en sí misma.

Estamos en la “inventio”. Sobre la base de mis conocimientos y experiencia, empiezo a lanzar y crear ideas sobre un folio en blanco. El proceso analógico: folio en blanco y lápiz es más recomendable que el digital. ¿De qué sirve ponerse delante del ordenador? Aléjate de él porque es imbécil. Lo que importa somos nosotros y nuestras ideas. Busca el espacio de tranquilidad, discreción y sosiego necesarios. Adopta la actitud mental de quietud, centrado, que nadie te moleste. Estás poniendo los cimientos de tu intervención, las bases,…y estar centrado es fundamental.

El papel y el lápiz, anotar las ideas,… conduce a una mayor claridad y resultados más creativos. Papel delante y lápiz en la mano, me permite conectar mejor con el hemisferio derecho del cerebro, el lado creativo y más emocional, que es lo mismo que un ritmo más espontáneo de visualización y registro de ideas. Una vez que tengas las ideas el ordenador empieza a trabajar para ti.

El aluvión de ideas. No te cortes

“Ponte a crear las ideas, no te cortes, ya vendrá el momento de la poda y la limpieza”

El tema es solamente una parte del discurso. El discurso es algo más amplio. Limitarnos al tema puede agotar pronto tus posibilidades. Vete más allá…:

  • La mejor manera de tener buenas ideas es generar muchas ideas.
  • Demos rienda suelta a la creatividad y asumamos algunos riesgos, que sin obviar su peligro, son los que nos ayudan a crecer. Mente abierta y dispuesta a equivocarse.
  • Incorporar información estimulante en términos intelectuales.
  • Es el momento de “no cerrar puertas al viento”.
  • Abre el menú. Hazte preguntas lo más variadas posibles.
  • Junto a kilogramos políticamente correctos no están de más unos gramos de locura. Sin un poco de levadura no sale el pan. ¿Te interesa sorprender al público?
  • En función del conocimiento, el objetivo, la claridad,… las ideas fluirán con mayor ó menor rapidez.
  • Dedico un tiempo a generarlas resumiéndolas en palabras clave, que me sirven a su vez para entender que hay detrás de ellas.
  • Empiezo a ver la relación entre ideas y argumentos. Puede haber heterogeneidad entre ellos. Cuándo estimo que tengo suficientes ideas, las empiezo a ordenar
  • Resumir, relacionar, agrupar, concentrar, simplificar,…darle forma al caos.

Y ahora viene… La organización, la estructura, el orden, el imperdible que ata las piezas, la aguja que cose el vestido, los nexos, la progresión…son sinónimo de eficacia en comunicación. Sin estructura, el discurso se desploma, lo mismo que un conjunto de músculos sin esqueleto. Estamos en la “dispositio”.

Prepara con eficacia tu presentación (I)

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Nos vamos a centrar en el inicio de la preparación, cuyo proceso continúa también con la estructura y el orden, la formulación del discurso, la utilización opcional de las ayudas visuales y la puesta en escena.

Es la reflexión previa en privado. En ocasiones nos ponemos a preparar los contenidos, forma de presentación, selección de materiales, etc., sin darnos cuenta de que luego gran parte de lo elaborado no nos sirve, y hemos perdido un tiempo precioso. Para evitar eso tenemos que dedicar un tiempo a clarificar cuestiones esenciales previas que nos ahorrarán tiempo y harán más eficaz nuestra intervención. Es el momento de la adecuación.

Detenerse a pensar, tomarse las cosas con calma, permite mayor claridad de ideas. El agobio mata la creatividad. Muchas presentaciones no son eficaces, porque las personas no dedican el tiempo necesario a reflexionar sobre lo que es importante y lo que no lo es.

1. ¿Cuál es el auditorio y dónde está su interés?

El auditorio es el verdadero protagonista del mensaje, pues sin él, no existe comunicación.”

1

Una presentación es un diálogo con la audiencia y no podemos dejarla de lado La comunicación es ante todo la interrelación entre la parte emisora y la receptora. El público lo es todo. Apuntar sin indagar es como disparar sin apuntar. Hay que conocer o informarse del público a quien se va a dirigir. Por ejemplo:

  • ¿Qué actitudes presenta: aceptación, oposición, indiferencia?

  • Sexo, edad, nivel de formación, conocimiento del tema del público.

  • ¿Por qué van a acudir a escucharme? ¿Qué esperan de mí?

  • ¿Qué interés tiene para estas personas el tema seleccionado?

  • ¿Qué problemas tienen y qué soluciones esperan?

  • ¿Cuáles son sus aspiraciones y deseos?

  • ¿Cómo consigo despertar y satisfacer su interés?

  • ¿Cómo motivarlos?

A veces se comete el error de creer conocer más o menos al público, de intuir sus características, y luego nos llevamos sorpresas. Se han podido producir cambios, situaciones novedosas, nuevos conflictos, cambios de actitudes, prioridades distintas, y al no actualizar nuestra información sobre el público no acertamos con el mensaje, el objetivo y de nada sirve todo el trabajo hecho. Y además nuestra imagen sale deteriorada.

2. El mensaje: el resumen de tu presentación

Está relacionado con el tema y el objetivo. Nuestra presentación con contenidos varios al final tiene que hablar de una sola cosa. Y a eso le vamos a llamar el mensaje. ¿Qué es el mensaje? Es el resumen de tu presentación en pocas palabras. Es lo que quieres que todo el mundo recuerde al día siguiente. Es el anzuelo para enganchar a la audiencia y despertar su interés por lo que vas a contar. Piensa en el mensaje como si fuera la frase que resume tu objetivo y es la razón por la que ha venido tu audiencia a verte.

Como comentábamos antes, el mensaje es lo que quieres que recuerde tu audiencia cuando se va de la sala. Hila fino con el objetivo y dedícale un tiempo a formularlo. Será tu faro, tu guía. Y te ayudará a que el proceso de preparación en cuanto a los contenidos sea más ajustado y eficaz. Te ayudará a seleccionar los materiales con eficacia. Las cualidades de un buen mensaje:

  • Corto. Si es posible como el titular de una noticia en un periódico.

  • Claro. Hecho con palabras sencillas.

  • Que involucre a la audiencia y le haga ver el beneficio.

  • Positivo, emocional y que anime a la acción.

A la hora de formularlo, dejarlo claro al principio, repetirlo sin llegar a ser pesado, con distintas palabras, y sacarlo de nuevo al final. Hay que hacer que nuestra audiencia salga con el mensaje aprendido.

3. El faro: marca tu objetivo

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Muy relacionado con el mensaje. Hay charlas que buscan informar, sensibilizar, formar, convencer, mover a la acción, entretener, hacer reflexionar, generar contradicciones, etc., y en casi todas las ocasiones un poco o mucho de todo ello. La persuasión es un objetivo que está rondando casi siempre. Todas las charlas tienen unos objetivos, específicos marcados por la intencionalidad de la persona que habla y el efecto que busca conseguir en la audiencia. Quien pierda de vista su objetivo no debe extrañarse si no lo alcanza. Quien no sabe dónde va acaba en otro sitio. Y además el proceso de preparación le va a resultar tremendamente farragoso.

No hay buen viento para el que no sabe dónde está el puerto.”

Un buen objetivo es que aquel que está formulado de manera concreta y positiva, y es realista con la dosis necesaria de reto y ambición. Hilar fino en el objetivo facilitará el proceso de preparación, el acceso a los materiales más adecuados. Es como un faro que me irá marcando el camino para que no me pierda. No acertar con el objetivo es suficiente para echar por la borda una intervención de un tema que domino, me entusiasma, etc.

Seguramente tu objetivo será pescar. ¿Qué cebo pondrás en el anzuelo?”

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Ya tenemos el mensaje central o hilo conductor.

¿Por qué es importante?

¿Para qué voy a hablar?

¿Qué quiero conseguir yo?

¿Qué cambio voy a inspirar?

¿Qué pretendo que haga o consiga mi auditorio?

¿Por qué, dónde, cuándo,…?

¿Qué quiero que les quede claro?

¿Qué deseo que recuerde la audiencia?